Si no quieres que tus invitados estén esperando hora y media a la puerta de la iglesia, que te monten el castillo hinchable donde tendría que ir el piano bar o que los del restaurante no tengan claro que la sorpresa es a tu madre y no a tu suegra deberías de leer este post.
¿Qué es un timing?
Es simplemente un cronograma en el que detallar qué, quién, cuándo y dónde se llevan a cabo los momentos importantes de la boda. En este aparecerán los datos más relevantes y contactos de todos los proveedores. Todo lo que quieras tener bajo control debe aparecer en el timing. Y esos mismos proveedores tendrán que conocer la parte del timing que les concierne.
Como wedding planner es la herramienta clave a la hora de organizar la coordinación perfecta de la boda. Como novios será la forma de disfrutar más, si cabe, de cada momento especial de su gran día.
¿Quién se encarga de elaborar el timing?
Si habéis contratado wedding planner o coordinadora de bodas será ella (o él) la encargada de elaborarlo, con la supervisión de los novios, y enviarlo a todos los implicados. El día de la boda será ella quien controle que todo se cumple según lo programado.
Sin embargo, si los novios no cuentan con esa profesional es recomendable que lo hagan ellos 15-7 días antes de la boda para tenerlo todo bien atado. El día de la boda no tendrán en la mano la plantilla de excel ni el pdf en su teléfono (formatos habituales para el timing) para consultarlo en todo momento, pero sí se lo habrán mandando a los proveedores para facilitar que todo siga un ritmo. Nuestro consejo es que sí lo llevéis a la boda a través de algún familiar y amigo por si acaso habéis anotado algo que no queréis olvidar.
¿Qué no puede faltar a la hora de elaborar un timing?
Los tiempos siempre serán aproximados, los profesionales solemos tener una idea de los tiempos “habituales” pero si no contratáis a ninguno podéis aplicar la lógica ¡seguro que será fácil!
Caso 1. Si tenéis contratado un coche antiguo para que llegue la novia y esta se cambia a 25 kms de la Iglesia donde se dará el sí quiero, comprueba a qué velocidad podrá ir el coche y calcula cuando debería salir de casa. No queremos que los invitados empiecen la boda cansados de esperar.
Los nombres y contacto (teléfono) de los proveedores. Detallar las horas es fundamental para que los proveedores sepan a qué hora deben entrar en acción. Pero si hubiera algún problema, tener a mano el teléfono de todos ellos os dará tranquilidad.
Caso 2. No sería el primer videógrafo que se pierde en una carretera de provincias…
Localizaciones. La decoración de la boda se monta antes de esta y son muchos los proveedores que montan durante la ceremonia y el banquete. Saber dónde deben estar en cada momento, facilitará el trabajo de todos.
Caso 3. Mientras disfrutáis de la cena hay todo un equipo retirando la decoración del cóctel, porque en el mismo sitio de este se llevará a cabo la barra libre. Además, viene un payaso para los niños y un grupo de música ¡todos trabajando en el mismo sitio! No debe haber ninguna duda de dónde montar lo de cada uno, ya sabemos quién ganaría en una pelea… 😉
¿Qué momentos son los que debemos incluir en el timing?
Desde la peluquería de la novia hasta la hora de recogida de autobuses. Todo lo que es importante para los novios en su gran día y por orden cronológico.
Caso 4. Si hay que ir a dejar a la abuela a la residencia tras el banquete, hay que apuntarlo junto con la persona encargada de hacerlo ¡no queremos abuelos olvidados en salones de fiestas!
Las sorpresas de los novios a los amigos y familia también entran dentro del timing. Lógicamente, las sorpresas que estos últimos les harán a los novios no podrán estar, si no existe la figura de coordinadora de boda, pero ¡para eso son sorpresas! no pasa nada por no controlar esos tiempos.
Notas en el timing.
El apartado notas en cualquier listado o cronograma para nosotros es esencial. Ahí podréis apuntar desde las canciones que acompañarán a las sorpresas, la localización del invitado que el fotógrafo no puede olvidarse o los agradecimientos que queréis hacer en el discurso “improvisado” tras el brindis. Aspectos que la maquilladora no puede pasar por alto o a quién daréis los regalos tras el banquete para que lo guarde.
Todo puede ser relevante para los novios y debe aparecer escrito en timing. Parecen cosas que no olvidaríais, pero los nervios ese día harán que verlo escrito os de seguridad de que todo va sobre ruedas y solo tenéis que disfrutar (en el caso de que lo elaboréis vosotros).
Si tenéis una wedding planner, relajaros, el timing lo seguirá punto por punto y os recordará todas las anotaciones que habéis hecho.
El éxito de una boda siempre es proporcional a la felicidad de los novios, no al timing perfecto. Esa alegría debe permanecer inalterable frente a imprevistos o desajustes en los tiempos.
El timing es una herramienta de ayuda, de apoyo; debe dar seguridad y paz mental tras unos meses intensos de organización.
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