El seating plan o protocolo de invitados es el espacio donde se informa a vuestros invitados de dónde deben sentarse para disfrutar del banquete. Convirtiéndose así, en un rincón imprescindible a tener en cuenta en el diseño de vuestra boda (leer más imprescindibles en la decoración de tu boda).
Tradicionalmente, era el restaurante quien ofrecía este servicio (en muchos casos continúan haciéndolo) Sin embargo, las tendencias hacia la individualización y exclusividad de las bodas han hecho que sean wedding planners o empresas profesionales de decoración de bodas quienes asuman la creación y puesta en escena de los protocolos de invitados con algo más de estilo y personalidad. Todo ello es debido a que prestan especial atención a 4 aspectos clave a la hora de diseñar el Seating Plan perfecto para cada una de las parejas:
Moodboard como guía
Nunca debe perderse de vista ni la paleta de colores elegida ni el estilo o aire que buscamos en la boda a la hora de plantear el seating plan. Por ejemplo, añadir elementos de viajes al protocolo de invitados cuando no se ve reflejado en otros rincones o detalles de la boda nos sacará de contexto. Si buscáis minimalismo se traducirá en un seating sencillo y si por el contrario vuestra boda pretende ser una explosión en primavera crear un pequeño jardín de flores puede ser una buena opción.
El seating plan debe ser un reflejo del estilo de la boda.
Pendientes del esquema de mesas y número de invitados
Dos aspectos esenciales a estudiar antes de elegir el tipo de seating plan que mejor os conviene y que van de la mano. No es lo mismo tener 100 invitados que 300 invitados. Tanto en uno como en otro caso nos plantearemos cómo organizarlos en mesas o una única mesa; esto dependerá también del lugar de celebración y del estilo de boda (informal o formal) que quieran los novios. En cuanto a la elección del seating plan lo importante está en el número de mesas y cuántos invitados hay en cada mesa. No apostemos por un protocolo individual (por ejemplo, corchos personalizados, baldosas con los nombres de invitados…) si tenemos 300 invitados, y la mayoría son mayores, porque podremos volverlos locos. Escribir en botes de cristal los nombres de los invitados es una bonita idea pero debemos asegurarnos que se pueda leer bien tanto por la tipografía como por el reflejo (meter flores en los botes o crear un fondo general ayudará a mostrar los nombres con más claridad).
Un seating plan debe ser legible para todos los invitados.
Meseros y marcadores de mesa a conjunto
El protocolo de invitados podemos decir que es el hermano mayor de los meseros y marcadores de mesa. Si antes señalábamos que el hilo conductor de la boda debe reflejarse en el seating plan, este a su vez, debe ser diseñado junto con otros elementos referentes a la decoración de las mesas, aportando así una armonía global. Importante; si se van a incorporar sittings o marcadores de mesa nosotros aconsejamos no crear un seating plan individual, ya que daremos una sensación estridente. Utiliza la misma tipografía y materiales para todos estos elementos.
El seating plan debe estar en armonía con el resto de indicadores de las mesas.
La localización perfecta
Como el resto de rincones de una boda la búsqueda de la localización más adecuada es esencial para el éxito de este. En el caso del protocolo de invitados deberá posicionarse en un lugar visible, que no entorpezca al resto de proveedores (no muy cerca del Dj o música en directo, ni de la salida y entrada de camareros…) y por el que todos los invitados tengan que pasar antes de entrar a la zona de banquete.
El seating plan debe integrarse en el espacio y destacar para ser visto por todos los invitados.
Teniendo en cuenta todo esto y sin olvidarnos de la necesidad de confirmar a los invitados un mes antes de boda, (Checklist de tu boda por meses) podremos empezar a planificar nuestro seating plan perfecto.
